نحوه تنظیم صورتجلسه شرکت

منظور ازصورتجلسه چیست ؟

صورتجلسه شامل تصمیم گیری ها و گفتگوهایی است که در جلسات شرکت اتخاذ می شود.در صورتجلسه تاریخ و ساعت و محل برگزاری جلسه نوشته می شود.

 برای رسمیت پیدا کردن صورتجلسه باید آن را ثبت نمود.برای این منظور می توانید از سامانه ثبت شرکت ها استفاده نمایید و بعد از اینکه متن صورتجلسه را در سامانه ثبت شرکت ها درج نمودید باید اصل صورتجلسه که توسط کلیه اعضا امضا شده است را به اداره ثبت شرکت ها ارسال نمایید.

در هنگام برگزاری جلسه منشی یا دبیر جلسه موظف است مطالب گفته شده در جلسه را یادداشت و تنظیم نماید.منشی جلسه یکی از اعضای شرکت می باشد ولی حق رای ندارد.

برای تنظیم صورتجلسه باید یک سری از قوانین رعایت شود که این قوانین به شرح زیر می باشد :

1.نوشتن شماره جلسه

2.نوشتن  مشخصات اعضای حاضر در جلسه به همراه سمت آن ها

3. دستور جلسه

4. مطالب و گفتگوهایی که انجام می گیرد

5. تصمیمات نهایی که گرفته می شود

6. زمان شروع و پایان ، تاریخ و مکان برگزاری جلسه

7. تکلیف جلسه

نکته : اگر صورتجلسه ای جنبه مالی و یا حقوقی داشته باشد و یا اهمیت زیادی داشته باشد باید صفحات آن توسط شرکت کنندگان امضا شود.

شرکت هایی مجاز به تنظیم صورتجلسه می باشند که شرکت خود را ثبت نموده باشند و در صورت بروز تغییرات باید صورتجلسه آن را تنظیم نمایند.

ثبت تغییرات شرکت :

در صورت بروز تغییرات زیر در شرکت باید آن را ثبت نمود :

·      تغییر اساسنامه

·      انحلال شرکت

·      تغییر نام شرکت

·      تغییر مدیر یا مدیران

·      تمدید مدت شرکت پس از پایان مدت مقرر

·      تبدیل شرکا و یا خروج برخی از آن ها از شرکت

روش های ثبت تغییرات شرکت :

• ثبت تغییرات شرکت از طریق هیئت مدیره
• ثبت تغییرات شرکت از طریق تشکیل مجمع عمومی عادی
• ثبت تغییرات شرکت از طریق تشکیل مجمع عمومی فوق العاده

تنظیم صورتجلسه تغییرات شرکت تنها در صورت برگزاری یکی از مجامع فوق امکان پذیر می باشد.