نحوه تنظیم صورتجلسه شرکت

منظور ازصورتجلسه چیست ؟

صورتجلسه شامل تصمیم گیری ها و گفتگوهایی است که در جلسات شرکت اتخاذ می شود.در صورتجلسه تاریخ و ساعت و محل برگزاری جلسه نوشته می شود.

 برای رسمیت پیدا کردن صورتجلسه باید آن را ثبت نمود.برای این منظور می توانید از سامانه ثبت شرکت ها استفاده نمایید و بعد از اینکه متن صورتجلسه را در سامانه ثبت شرکت ها درج نمودید باید اصل صورتجلسه که توسط کلیه اعضا امضا شده است را به اداره ثبت شرکت ها ارسال نمایید.

در هنگام برگزاری جلسه منشی یا دبیر جلسه موظف است مطالب گفته شده در جلسه را یادداشت و تنظیم نماید.منشی جلسه یکی از اعضای شرکت می باشد ولی حق رای ندارد.

برای تنظیم صورتجلسه باید یک سری از قوانین رعایت شود که این قوانین به شرح زیر می باشد :

1.نوشتن شماره جلسه

2.نوشتن  مشخصات اعضای حاضر در جلسه به همراه سمت آن ها

3. دستور جلسه

4. مطالب و گفتگوهایی که انجام می گیرد

5. تصمیمات نهایی که گرفته می شود

6. زمان شروع و پایان ، تاریخ و مکان برگزاری جلسه

7. تکلیف جلسه

نکته : اگر صورتجلسه ای جنبه مالی و یا حقوقی داشته باشد و یا اهمیت زیادی داشته باشد باید صفحات آن توسط شرکت کنندگان امضا شود.

شرکت هایی مجاز به تنظیم صورتجلسه می باشند که شرکت خود را ثبت نموده باشند و در صورت بروز تغییرات باید صورتجلسه آن را تنظیم نمایند.

ثبت تغییرات شرکت :

در صورت بروز تغییرات زیر در شرکت باید آن را ثبت نمود :

·      تغییر اساسنامه

·      انحلال شرکت

·      تغییر نام شرکت

·      تغییر مدیر یا مدیران

·      تمدید مدت شرکت پس از پایان مدت مقرر

·      تبدیل شرکا و یا خروج برخی از آن ها از شرکت

روش های ثبت تغییرات شرکت :

• ثبت تغییرات شرکت از طریق هیئت مدیره
• ثبت تغییرات شرکت از طریق تشکیل مجمع عمومی عادی
• ثبت تغییرات شرکت از طریق تشکیل مجمع عمومی فوق العاده

تنظیم صورتجلسه تغییرات شرکت تنها در صورت برگزاری یکی از مجامع فوق امکان پذیر می باشد.

نحوه تغییر موضوع شرکت

موضوع شرکت :

موضوع شرکت به نوع فعالیت شرکت بستگی دارد.موضوع هر شرکت،هدف آن شرکت را مشخص می نماید.

موضوع شرکت باید در اساسنام قید شود.مشخص نمودن موضوع شرکت در اساسنامه باعث ایجاد شفافیت و تبیین وظایف و اختیارات مسئولین شرکت می شود.به همین علت هیئت مدیره و مدیران اجرائی شرکت نمی تواند در تصمیم گیری های خود از حدود موضوع شرکت تجاوز نمایند و سرمایه شرکت را در فعالیت های غیر از موضوع شرکت به کار ببرند.

تغییر موضوع شرکت :

اگراعضای شرکت رضایت داشته باشند می توان موضوع شرکت را تغییر داد.همه انواع شرکت ها مجاز هستند موضوع فعالیت شرکت را تغییر و یا به موضوع قبلی شرکت موضوعاتی را اضافه نمایند.

مرجع ذیصلاح برای تغییر موضوع شرکت مجمع عمومی فوق العاده می باشد.مجمع عمومی فوق العاده را سهامداران شرکت های سهامی خاص تشکیل می دهند که برای ایجاد تغییرات اساسی جلسه تشکیل می دهند.تغییرات اساسنامه ،افزایش یا کاهش سرمایه و انحلال و نحوه تصفیه از تکالیف این مجمع می باشد.

در زمان تغییر یا الحاق موضوع اگر موضوع جدید نیاز به اخذ مجوز داشته باشد باید نسبت به اخذ آن اقدام کرد.

بعضی از موضوعات را می توان بدون اخذ مجوز ثبت کرد ولی بعضی دیگر بدون اخذ مجوز قابل ثبت نمی باشند.فعالیت هایی مثل موضوع فعالیت های مربوط به امور پولی و بانکی شرکت ، موضوع فعالیت شرکت های تعاونی،موضوع فعالیت تعاونی فرش دستباف،موضوع فعالیت حج و زیارت و… نیاز به اخذ مجوز از مراجع ذیصلاح دارند.

مدارک لازم برای افزایش یا تغییر موضوع شرکت :

1. کپی از آگهی تاسیس شرکت در روزنامه رسمی شرکت
2. تنظیم و ارائه صورتجلسه
3. کپی برابر اصل از مدارک شناسایی کلیه اعضای شرکت
4. رونوشت آگهی آخرین تغییرات شرکت در روزنامه رسمی

مراحل ثبت تغییر موضوع شرکت :

پس از اینکه مجمع عمومی فوق العاده تصمیم به تغییر موضوع فعالیت شرکت گرفت باید مراتب به اداره ثبت شرکت ها اطلاع داده شود و برای آگاهی عموم آگهی آن را چاپ نمایند.برای تغییر موضوع فعالیت شرکت سه هفته زمان داده می شود تا آگهی تغییرات از اداره ثبت شرکت ها دریافت شود.مجمع عمومی وظیفه دارد صورت جلسه تغییر موضوع شرکت را تنظیم نماید.

مراحل و شرایط تغییر موضوع شرکت در انواع مختلف شرکت ها متفاوت می باشد.

انواع مجامع عمومی و وظایف آن ها

مجامع عمومی از سهامداران تشکیل می شوند.وتصمیم گیری ها توسط سهامداران انجام می شود.

مجامع عمومی به سه دسته زیر تقسیم می شوند :

1. مجمع عمومی عادی

2. مجمع عمومی فوق العاده

3. مجمع عمومی موسس

مجمع عمومی عادی

وظایف مجمع عمومی عادی

1.مجمع عمومی عادی وظیفه دارد هیئت مدیره را انتخاب نماید.مدت مامریت هیئت مدیره بیش از یک سال است و پس از پایان فعالیت آن ها مجمع عمومی وظیفه دارد هیئت مدیره جدید را انتخاب نماید.

2.یکی دیگر از وظایف مجمع عمومی انتخاب بازرسان می باشد.بازرسان وظیفه دارند بر کار هیئت مدیره نظارت نمایند.

3.تمامی شرکت ها باید سود وزیان خود را محاسبه نمایند و ترازنامه شرکت خود را تنظیم و تصویب نمایند.ترازنامه شامل دارائی های شرکت ، قروض شرکت ، مطالبات شرکت می باشد.بازرسان باید گزارشی از تایید ترازنامه و سود و زیان شرکت تهیه نمایند زیرا در غیر این صورت ترازنامه معتبر نخواهد بود.

4.مجمع عمومی بر تقسیم سود شرکت نظارت می نماید.

5.مجمع عمومی عادی موظف است پیشنهاداتی که از طرف بازرسان ، هیئت مدیره و یا سهامداران ارائه می شود را قبول یا رد نماید.

6.تعیین هدف شرکت

مجمع عمومی موسس

وظایف مجمع عمومی موسس

1.بررسی و تصویب گزارشاتی که توسط موسسین ارائه می شود

2.جمع آوری پذیره نویسی مربوط به کل سهام شرکت و پرداخت مبالغ لازم

3.تصویب و در مواقع لزوم اصلاح اساسنامه

4.انتخاب بازرسان و مدیران شرکت

5.انتخاب روزنامه کثیرالانتشار شرکت که قرار است آگهی دعوت سهامداران در آن منتشر شود

مجمع عمومی فوق العاده

وظایف مجمع عمومی فوق العاده

در مواقع ضروری و زمانیکه شرکت بخواهد تصمیم فوق العاده ای بگیرد مجمع عمومی فوق العاده تشکیل می شود.

مجمع عمومی عادی و فوق العاده در نوع تصمیم گیری ها باهم تفاوت دارند.در مجمع عمومی فوق العاده برای تصمیم گیری باید نصف سهامداران که دارای حق رای می باشند حضور داشته باشند.اگر در اولین دعوت تعداد حاضران به حد نصاب نرسید مجمع موظف است برای بار دوم اعضا را دعوت نماید که اگر تعداد اعضا به یک سوم هم برسد جلسه تشکیل و تصمیم گیر انجام می شود.

1.تمدید یا کاهش زمان فعالیت شرکت

2.تغییر مکان و یا نام شرکت

3.کاهش یا افزایش سرمایه شرکت

4.ایجاد سهام ممتاز

5.تغییر موضوع فعالیت شرکت

6.تغییر در تعداد مدیران و مدت زمان فعالیت آن ها و همچنین تغییر تعداد بازرسان

7.تغییر تعداد مدیران و بازرسان و مدت زمان فعالیت آن ها

8.اجازه صدور اوراق قرضه

9.انحلال شرکت قبل از موعد مشخص شده

10.ایجاد تغییراتی که خلاف قوانین شرکت ها نباشد

11.تشکیل مجمع عمومی فوق العاده در مواقع ضروری

این مجمع در صورتی تشکیل می شود که نصف سهامدارانی که حق رای دارند در جلسه حضور دارند.

انواع ثبت تغییرات شرکت

بعد از ثبت شرکت ،ثبت تغییرات شرکت یکی از پر متقاضی ترین امور ثبتی می باشد.

تغییرات اعمال شده در شرکت باید در سامانه ثبت شود و در صورت ثبت نکردن ممکن است مشمول جریمه های نقدی شوید و یا شرکت منحل شود.

شرکا و سهامداران شرکت همیشه در صلح نیستند و ممکن است دچار اختلافاتی شوند و نیاز داشته باشند که تغییراتی در شرکت ایجاد نمایند.

تمامی شرکت ها و موسسات وظیفه دارند که آگهی تغییرات شرکت را در روزنامه رسمی منتشر نمایند تا اشخاص ذیصلاح شرکت از تغییرات اعمال شده آگاه شوند.

انواع ثبت تغییرات :

تغییر نام شرکت،تغییر یا الحاق موضوع شرکت،تغییر آدرس شرکت،نقل و انتقال سهام ،افزایش یا کاهش سرمایه،ورود شریک،خروج شریک،تغییر حق امضا،تعیین اعضای هیئت مدیره،تعیین سمت ها

تغییر نام :

پس از ثبت شرکت در هر زمانی می توان نام شرکت را تغییر داد.در برخی مواقع در صورت تغییر نوع فعالیت شرکت باید نام شرکت نیز تغییر یابد.

برای تغییر نام شرکت باید صورتجلسه تغییر نام را تنظیم نمایید.

تغییر موضوع شرکت :

موضوع شرکت ، هدف شرکت را تعیین می نماید.هر زمانی که موسسین و سهامداران بخواهند می توانند موضوع شرکت را تغییر دهند.کلیه شرکت ها مجاز به تغییر موضوع شرکت و یا الحاق به موضوع قبلی می باشند.

الحاق به موضوع :

در صورتی که موضوع شرکت تغییر یابد و یا موضوعات جدیدی به موضوع شرکت الحاق شود باید مجمع عمومی تشکیل شود و صورتجلسه تغییر یا الحاق امضا شود.

تغییر آدرس :

در صورت تغییر آدرس شرکت باید نشانی محل جدید شرکت اعلام و ثبت گردد.